Notre philosophie de protection des renseignements personnels

À Tri Fit Inc. (« Tri Fit » ou « nous »), nous vous sommes reconnaissants de la confiance que vous nous témoignez. Nous avons adopté cette politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») pour affirmer notre engagement à préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

La présente politique explique la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels que vous ou des tiers nous fournissez. En nous fournissant des renseignements personnels ou en autorisant un tiers à nous en divulguer, vous acceptez que Tri Fit recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels aux termes de la présente politique.

Aux fins de la présente politique, le terme « renseignements personnels » désigne de l’information qui peut permettre d’identifier une personne directement ou par d’autres moyens raisonnablement disponibles, mais ne comprend pas les coordonnées professionnelles, et doit être autrement interprété en conformité avec les exigences minimales des lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels applicables.

1. DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET OBTENTION DE VOTRE CONSENTEMENT
Nous indiquons les fins auxquelles nous recueillons vos renseignements personnels au moment de les recueillir ou avant. Nous ne recueillerons, n’utiliserons ou ne divulguerons vos renseignements personnels d’aucune autre façon ou pour aucune autre fin que celles envisagées dans la présente politique sans votre consentement éclairé, à moins que la loi ne le permette ou ne l’exige.

Tri Fit recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels pour pouvoir :

  1. Assurer la sécurité des participants;
  2. Répondre à vos questions et à vos demandes;
  3. Réaliser des évaluations de la condition physique et d’autres évaluations de la santé;
  4. Vous recommander des programmes d’entraînement physique et des exercices;
  5. Suivre vos visites et faire un suivi auprès de vous; si vous semblez avoir cessé de participer à un programme ou à des séances ou si vous avez réduit votre participation pour voir si un problème devrait être porté à notre attention, ou pour déterminer si nous pouvons faire quelque chose pour vous encourager à participer aux séances d’entraînement et aux activités sur la santé;
  6. Communiquer avec votre employeur pour vérifier si votre participation au programme est bien enregistrée quand votre participation passe par un programme commandité par l’employeur;
  7. Déterminer votre admissibilité à des primes en fonction de votre participation;
  8. communiquer avec vous.

Si nous avons besoin de vos renseignements personnels pour une fin non décrite dans la présente politique, nous vous en informerons.

2. LIMITES DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. Les renseignements que nous recueillons
Nous recueillons les renseignements personnels de façon honnête et licite, et nous ne recueillons que les renseignements raisonnablement nécessaires aux fins décrites dans la présente politique.

Les renseignements personnels sur les participants qui fréquentent nos centres d’entraînement physique et qui sont inscrits à nos programmes sont recueillis pendant le processus d’inscription au centre d’entraînement physique à l’aide du formulaire d’adhésion, du Q-AAP (le questionnaire sur l’aptitude à l’activité physique), du formulaire d’évaluation de la condition physique et du formulaire d’autorisation médicale. Les membres et les participants fournissent ces renseignements volontairement, afin d’avoir accès à une installation d’entraînement physique ou de participer à l’un de nos programmes d’entraînement physique. Voici le genre de renseignements personnels que nous pouvons demander :

  1. les renseignements requis pour remplir les formulaires d’inscription et le questionnaire préliminaire (comme votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, certains renseignements sur votre santé, vos objectifs en matière de santé, vos préoccupations et d’autres renseignements connexes);
  2. des renseignements, avec votre consentement et sous votre direction, obtenus de votre médecin ou d’un autre professionnel de la santé participants, si des renseignements supplémentaires sont jugés raisonnablement nécessaires pour permettre à Tri Fit de préparer une évaluation de votre condition physique ou un programme d’entraînement physique et, bien sûr, pour assurer votre sécurité;
  3. la fréquence de vos visites au centre d’entraînement physique;
  4. d’autres renseignements jugés raisonnablement nécessaires à votre participation à vos programmes d’entraînement physique ou à vos évaluations, ou pour fournir les services ou les produits que vous avez demandés.

Le choix de nous donner des renseignements personnels, que ce soit directement ou par l’entremise d’un tiers, vous appartient toujours. Cependant, la décision de ne pas divulguer certains renseignements peut limiter notre capacité à réaliser une évaluation pour vous, ou à vous permettre de participer à certains de nos programmes, ou à vous faire profiter de certains de nos produits ou services.

b. Mode de collecte des renseignements personnels
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de plusieurs façons, c’est-à-dire en personne, par un formulaire d’inscription, par un questionnaire sur la santé, par téléphone, par courrier, par télécopieur, par courriel, par les sites Web de Tri Fit et par des tiers que vous avez autorisés à nous divulguer des renseignements personnels (comme un employeur ou un professionnel de la santé).

Les témoins sont de petits fichiers texte qui sont déposés sur votre ordinateur à partir d’une page Web pour recueillir de l’information sur votre navigation sur le site. Avec des témoins, nous pouvons connaître les annonces que vous voyez et le nombre de fois où vous les voyez. Les témoins nous permettent également de recueillir de l’information standard sur le trafic de notre site Web comme la date et l’heure à laquelle vous l’avez visité, votre adresse IP, vos préférences en matière de langue et des renseignements sur votre navigateur. Les témoins ne recueillent en aucun cas de l’information qui permet de vous identifier personnellement.

Nous déployons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que les tiers qui nous divulguent vos renseignements personnels ont obtenu au préalable votre consentement. Si vous pensez qu’un tiers nous a divulgué de façon inappropriée vos renseignements personnels, veuillez communiquer directement avec ce tiers. Si ce tiers ne répond pas de manière satisfaisante à vos demandes, veuillez nous prévenir immédiatement.

Vos renseignements personnels ne seront utilisés ou divulgués uniquement qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n’ayez consenti à d’autres utilisations ou que la loi ne le permette ou ne l’exige.

Divulgation de vos renseignements personnels à des tiers
Nous ne divulguerons vos renseignements personnels à des tiers uniquement si vous y avez consenti, conformément à cette politique de protection des renseignements personnels, ou si la loi l’exige ou le permet.

Employeur :
Si votre participation se fait dans le cadre d’un programme commandité par l’employeur, nous tenterons de réduire au minimum les renseignements personnels que nous partageons avec lui. Cependant, il est possible que nous lui communiquions certains renseignements raisonnablement requis par lui pour confirmer votre respect des règles du programme et pour toute autre fin raisonnablement reliée au respect de nos obligations envers l’employeur qui commandite le programme. En outre, dans les cas où nous utilisons des systèmes informatiques détenus ou contrôlés par votre employeur dans le cadre de notre entente avec votre employeur ayant trait aux programmes commandités par l’employeur, il est possible que vos renseignements personnels soient conservés par votre employeur dans ces systèmes informatiques une fois l’entente exécutée. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans des situations où la loi le permet, par exemple si nous utilisons des méthodes raisonnables et licites pour faire respecter nos droits ou pour faire enquête si nous soupçonnons que des activités illégales ont lieu. Nous pouvons divulguer certains renseignements personnels quand nous pensons que cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour protéger nos droits, nos biens et notre sécurité ainsi que ceux des autres.

Le type de renseignements que nous sommes tenus par la loi de divulguer peut se rapporter à des enquêtes criminelles ou à des exigences gouvernementales en matière de déclarations fiscales. Dans certains cas, tels que des poursuites judiciaires ou une ordonnance d’un tribunal, nous pouvons aussi être tenus de divulguer certains renseignements personnels aux autorités. Dans ces situations, nous ne divulguons que les renseignements expressément demandés et nous prenons la précaution de nous assurer que les autorités qui présentent la demande ont des motifs légitimes de le faire.

Vous comprenez et vous convenez également que nous pouvons utiliser vos renseignements personnels et les divulguer à de tierces parties dans le cadre du financement, de l’assurance, de la vente, de la titrisation, de la cession ou de l’aliénation, proposée ou réelle, de la totalité ou d’une partie de notre entreprise, de ses activités ou de ses actifs (y compris de ses comptes), aux fins d’évaluation ou d’exécution de la transaction proposée. Ces fins peuvent être, par exemple, permettre à ces parties de déterminer si elles effectueront ou poursuivront la transaction; satisfaire aux exigences de ces parties en matière de rapports ou de vérification; ou divulguer des renseignements personnels dans le cadre de la conclusion d’une vente ou d’un transfert d’actifs. Nos successeurs et nos ayants droit peuvent également recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels à des fins semblables à celles qui sont décrites dans la présente politique. Si la transaction n’avait pas lieu, nous exigerions, par contrat, que les autres parties à la transaction n’utilisent ou ne divulguent pas vos renseignements personnels d’aucune manière ou à quelque fin que ce soit ou qu’il la détruise.

Les renseignements électroniques transférés à un tiers seront transmis selon un processus approuvé. À titre d’exemple, ce transfert peut se faire au moyen de la technologie de chiffrement AES à 256 bits. Dans ces cas, les mots de passe pour déchiffrer les données seront communiqués à la partie receveuse dans un courriel distinct ou par un autre moyen de communication.

d. Mise à jour de vos renseignements personnels
Nous déployons tous les efforts raisonnables pour que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire. Si vous le désirez, vous pouvez vérifier si les renseignements personnels à votre sujet qui se trouvent dans nos dossiers sont exacts et complets. Tri Fit exige que tous les membres des centres d’entraînement physique remplissent chaque année un Q-AAP.

Malgré tous nos efforts, une erreur est toujours possible. Si vous découvrez des renseignements erronés ou périmés, nous les corrigerons dans les meilleurs délais. Si des renseignements inexacts sont envoyés par erreur à un tiers, nous communiquerons les changements pertinents au tiers si cela est indiqué.

3. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. Accès à vos renseignements personnels détenus par Tri Fit
N’hésitez pas à communiquer avec nous (en utilisant les coordonnées ci-dessous) si vous désirez connaître les renseignements personnels vous concernant qui se trouvent dans nos dossiers.

b. Élimination et conservation des renseignements personnels
Sauf si la loi le permet ou l’exige, vos renseignements personnels seront conservés aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

c. Protection des renseignements personnels
Pour protéger vos renseignements personnels, nous utilisons des mécanismes de sécurité conformes à la norme de l’industrie. Nous employons des technologies modernes dans le but de garantir la confidentialité de vos renseignements personnels. Nous veillons à la maintenance de notre environnement de serveurs et de notre infrastructure de coupe-feu, et nous revoyons régulièrement nos pratiques en matière de sécurité.

Les Q-AAP, les formulaires d’adhésion et les formulaires d’autorisation médicale sont conservés dans le dossier du membre, dans un classeur verrouillé. Les renseignements recueillis lors des évaluations de la condition physique sont conservés dans l’ordinateur du consultant en entraînement physique, dans la base de données du logiciel d’évaluation de la condition physique de Tri Fit.

Tri Fit recueille également des renseignements personnels comme votre nom, votre courriel et vos numéros de téléphone au travail et à la maison pour établir votre identité et pour assurer un suivi rapide en cas d’urgence. Ces renseignements, qui se trouvent sur le formulaire d’adhésion, sont conservés dans le dossier de chaque membre, dans un classeur verrouillé.

Nous conservons les fichiers électroniques de nos clients dans un environnement sécurisé à accès restreint.

Nous utilisons le protocole SSL (Secure Socket Layer) et la technologie de chiffrement à 128 bits pour renforcer la sécurité des parties sécurisées de notre site Web. Le protocole SSL protège et préserve la sécurité des messages transmis sur Internet. Il embrouille les données pour les rendre incompréhensibles, ce qui en prévient tout accès non autorisé.

Utilisation des systèmes informatiques d’un employeur :
Dans les cas où nous utilisons des systèmes informatiques détenus ou contrôlés par votre employeur, dans le cadre de notre entente avec votre employeur ayant trait aux programmes commandités par l’employeur, il est possible que vos renseignements personnels soient conservés par votre employeur dans ces systèmes informatiques une fois l’entente exécutée. Ces renseignements et leur sécurité sont régis par les politiques de protection des renseignements personnels et sur la sécurité de votre employeur.

4. VOS QUESTIONS ET VOS PRÉOCCUPATIONS
Nous sommes heureux de vous remettre un exemplaire de la présente politique et d’en discuter avec vous. Sur demande, nous vous informerons également du type de renseignements personnels que nous avons recueillis, de la façon dont vos renseignements personnels ont été utilisés et des tiers à qui vos renseignements personnels ont été divulgués.

Pour toute question sur la présente politique, veuillez communiquer avec :

Veronica Marsden
1307, Devon Road
Oakville (Ontario) L6J 2L7
Téléphone : 905 845-0006
Télécopieur : 905 845-0020
Courriel : veronica@trifit.com

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
Tout changement à nos normes en matière de protection des renseignements personnels et à nos pratiques en matière de traitement des renseignements entraînera une révision de la présente politique en temps opportun. Tri Fit se réserve le droit de modifier, d’ajouter ou de retirer des modalités de la présente politique en tout temps. Veuillez consulter cette page régulièrement pour connaître ces modifications. Pour savoir à quand remonte la dernière mise à jour de la présente politique, veuillez consulter la date de révision de la politique au bas du document.

SITES WEB RÉGIS PAR CETTE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nos sites Web (www.trifit.com, www.trifitathome.com, www.winningatlosing.ca, www.trektober.com) sont régis par les dispositions et les pratiques énoncées dans la présente politique. Nos sites Web peuvent contenir des liens vers les sites de tiers qui ne sont pas régis par la présente politique. Même si nous nous efforçons de choisir des liens vers des sites qui partagent notre engagement à l’égard de la protection des renseignements personnels, nous tenons à vous avertir que la présente politique ne s’applique plus dès que vous quittez nos sites Web, et que nous ne sommes aucunement responsables des pratiques en matière de protection des renseignements personnels des sites Web de tiers. Nous vous suggérons donc de lire attentivement les politiques de protection des renseignements personnels des sites Web de tiers pour connaître leurs pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.

LOIS APPLICABLES
La présente politique et toutes les questions connexes sont régies uniquement par les lois de la province de l’Ontario et par les lois fédérales applicables du Canada. Tri Fit peut exercer des activités à l’extérieur du Canada par l’entremise de tiers. Vous reconnaissez et convenez que, en conséquence, vos renseignements personnels peuvent être traités, utilisés, conservés ou consultés dans d’autres pays, où ils pourraient être régis par les lois de ces pays. Par exemple, des renseignements peuvent être divulgués en réponse à des demandes valides des autorités gouvernementales, des tribunaux ou des organismes d’application de la loi d’autres pays.

Dernière révision : jeudi, décembre 1, 2015